La norma bàsica és al 8.4 de l’ET:
El empresario entregará a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, a excepción de los contratos de relación laboral especial de alta dirección sobre los que se establece el deber de notificación a la representación legal de los trabajadores.
El 64.4.b també va en aquest sentit:
Asimismo, el comité de empresa tendrá derecho a recibir la copia básica de los contratos así como la notificación de las prórrogas y de las denuncias correspondientes a los mismos en el plazo de diez días siguientes a que tuvieran lugar.
Qui té dret a rebre aquesta informació:
- Els representants legals dels treballadors, delegats o comitès.
- La representació sindical a l’empresa, atribuïda a la Secció sindical (art. 8 LOLS), si és el cas representada per la Delegada LOLS (art. 10 LOLS).
- El sindicat, mitjançant les Comissions de seguiment de la contractació del SEPE.
De quins contractes s’ha de lliurar còpia bàsica:
S’ha de lliurar còpia bàsica de TOTS els contractes que s’han de celebrar per escrit i que s’enumeren a l’art. 8.2 ET:
Deberán constar por escrito los contratos de trabajo cuando así lo exija una disposición legal y, en todo caso, los de prácticas y para la formación y el aprendizaje, los contratos a tiempo parcial, fijos-discontinuos y de relevo y los contratos para la realización de una obra o servicio determinado; también constarán por escrito los contratos por tiempo determinado cuya duración sea superior a cuatro semanas.
(…) Cualquiera de las partes podrá exigir que el contrato se formalice por escrito, incluso durante el transcurso de la relación laboral.
Queden exclosos els contractes d’alta direcció, que només hauran de ser notificats.
Sí s’han de lliurar també els contractes de posada a disposició subscrits per l’empresa amb empreses de treball temporal, indicant la causa de la contractació.
Contingut de la còpia bàsica:
S’ha discutit molt si la còpia bàsica ha de ser la reproducció íntegra del contracte de treball o n’hi ha prou amb un document elaborat per l’empresa amb les dades essencials. LA SRS 11-12-2003, rec. 63/2003, ho va deixar clar: la còpia bàsica és la còpia íntegra del contracte amb les exclusions de l’art. 8.4 ET:
Con el fin de comprobar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente, esta copia básica contendrá todos los datos del contrato a excepción del número del documento nacional de identidad o del número de identidad de extranjero, el domicilio, el estado civil, y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, pudiera afectar a la intimidad personal. El tratamiento de la información facilitada estará sometido a los principios y garantías previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos
L’empresa no compleix amb la seva obligació si es limita a lliurar un document amb els aspectes fonamentals del contracte (encara menys si es limita a un de sol, com pot ser el grup professional), perquè aquest document no seria en realitat “una còpia” del contracte.
El TC va deixar clar en STS 142/1993, de 22 d’abril, que la retribució no forma part del dret a la intimitat personal i, per tant, els representants sindicals tenen el dret a accedir a aquesta dada. La còpia bàsica, doncs, no pot ometre la retribució pactada, encara que sí s’admet que hi hagi una referència del tipus “segons conveni”.
Quan s’ha de lliurar la còpia bàsica:
La copia básica se entregará por el empresario, en plazo no superior a diez días desde la formalización del contrato, a los representantes legales de los trabajadores, quienes la firmarán a efectos de acreditar que se ha producido la entrega. Posteriormente, dicha copia básica se enviará a la oficina de empleo.
Pel que fa als contractes subscrits amb anterioritat a l’existència de representació sindical a l’empresa, caldrà donar un termini suficient a l’empresa perquè sigui lliurada la còpia bàsica, bo i que aquest termini sigui superior als deu dies.
Altres drets d’informació en matèria de contractació:
- Dret a la notificació dels contractes que no tenen obligació de ser per escrit, dels contractes d’alta direcció, de les pròrrogues i denúncies dels contractes.
- El comité de empresa tendrá derecho a recibir la copia básica de los contratos así como la notificación de las prórrogas y de las denuncias correspondientes a los mismos en el plazo de diez días siguientes a que tuvieran lugar. (64.4.d).
- Conocer los modelos de contrato de trabajo escrito que se utilicen en la empresa así como los documentos relativos a la terminación de la relación laboral. (art. 64.4.b).